業(yè)精勤進(jìn) | 邁好第一步 見到新氣象 普陀區(qū)檔案局扎實(shí)推進(jìn)檔案接收“六步工作法”
六步工作法
邁好第一步 見到新氣象
檔案接收進(jìn)館工作是檔案館的法定職責(zé)，也是檔案館的重要基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)工作。普陀區(qū)檔案館本著早計(jì)劃、早部署、早落實(shí)的工作要求，于2020年底即著手開展2021年的檔案接收工作。
為了使2021年檔案接收工作更加規(guī)范、更加有序，普陀區(qū)檔案館在優(yōu)化工作程序的基礎(chǔ)上，制定檔案接收“六步工作法”，扎實(shí)推進(jìn)檔案接收工作。
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第一步：摸清家底，理清思路
整合相關(guān)科室力量開展“集約式”接收準(zhǔn)備。以館藏檔案目錄數(shù)據(jù)為支撐，排摸立檔單位在館檔案接收年度、門類和內(nèi)容，確保預(yù)接收檔案與館藏檔案實(shí)現(xiàn)有效銜接。同時(shí)以歷年業(yè)務(wù)指導(dǎo)及監(jiān)督檢查結(jié)果為抓手，了解各立檔單位基本情況，預(yù)估并分析接收過程中可能存在的難點(diǎn)與堵點(diǎn)，為上門實(shí)地查看檔案質(zhì)量和與檔案人員順暢對(duì)接打下基礎(chǔ)。
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第二步：列入計(jì)劃，周密部署
召開檔案接收工作專項(xiàng)會(huì)議，進(jìn)一步加強(qiáng)工作領(lǐng)導(dǎo)，完善內(nèi)部機(jī)制，明確責(zé)任分工。2021年度檔案接收進(jìn)館工作由綜合科負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)培訓(xùn)、檔案接收，信息化小組保障電子檔案數(shù)據(jù)的接收與導(dǎo)入，技術(shù)保護(hù)科負(fù)責(zé)檔案實(shí)體的消毒、上架和及時(shí)、方便提供利用。2020年底，向納入接收計(jì)劃的17家單位發(fā)布《關(guān)于2021年度接收檔案進(jìn)館工作的通知》（普館[2020]24號(hào)），提高立檔單位對(duì)檔案移交進(jìn)館工作的重視程度與推進(jìn)力度，保證檔案順利移交進(jìn)館。
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第三步：組織培訓(xùn)，夯實(shí)基礎(chǔ)
由于各立檔單位的檔案人員多為兼職，且人員調(diào)動(dòng)頻繁，加之檔案期滿10年才移交進(jìn)館，許多檔案人員都是第一次經(jīng)歷，相關(guān)業(yè)務(wù)流程、工作要求都不夠了解。為確保后續(xù)工作順利開展，區(qū)檔案館于2020年11月27日召開2021年度檔案接收進(jìn)館專題培訓(xùn)會(huì)，明確檔案接收進(jìn)館的依據(jù)、范圍和時(shí)間，對(duì)接收標(biāo)準(zhǔn)、接收流程及在歷年接收過程中出現(xiàn)的問題進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，要求所有移交檔案對(duì)照《普陀區(qū)檔案館接收工作標(biāo)準(zhǔn)》進(jìn)行自查與整改。
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第四步：實(shí)地走訪，上門指導(dǎo)
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逐一實(shí)地走訪各立檔單位，查閱檔案實(shí)體質(zhì)量，查看電子條目錄入情況，對(duì)組卷（件）不合理、錄入不規(guī)范、保管期限劃分不當(dāng)?shù)臋n案，當(dāng)場(chǎng)提出整改意見，并填寫整改意見表，督促立檔單位按照要求完成整改，確保進(jìn)館檔案質(zhì)量。同時(shí)，根據(jù)立檔單位遇到的實(shí)際情況，提出合理化建議，幫助解決其檔案進(jìn)館整理過程中遇到的難點(diǎn)問題。
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第五步：嚴(yán)格要求，規(guī)范整理
為了保證進(jìn)館檔案實(shí)體及其電子數(shù)據(jù)的齊全完整，區(qū)檔案館對(duì)照《普陀區(qū)檔案館接收工作標(biāo)準(zhǔn)》，對(duì)立檔單位進(jìn)館檔案逐卷、逐件進(jìn)行鑒定檢查，對(duì)進(jìn)館電子數(shù)據(jù)逐條進(jìn)行審核，對(duì)進(jìn)館要求的全宗介紹、歷史沿革等逐項(xiàng)進(jìn)行確認(rèn)，不符合質(zhì)量要求的必須整改到位，在檔案館工作人員確認(rèn)完畢后，方可辦理移交手續(xù)。
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第六步：有序推進(jìn)，按期移交
由于各立檔單位的檔案數(shù)量狀況和質(zhì)量情況都有所不同，檔案人員的時(shí)間安排也有所差異，區(qū)檔案館將會(huì)同各立檔單位合理安排進(jìn)館時(shí)間，保質(zhì)保量地完成檔案移交進(jìn)館工作。同時(shí)，針對(duì)有不同需求的單位，區(qū)檔案館將提供個(gè)性化服務(wù)，以滿足不同的需要。為確保檔案移交進(jìn)館工作按計(jì)劃有序推進(jìn)，區(qū)檔案館將于2021年6月召開年中推進(jìn)會(huì)，督促未能安計(jì)劃推進(jìn)的單位，按時(shí)間節(jié)點(diǎn)落實(shí)移交工作。
檔案接收“六步工作法”是在總結(jié)歷年接收工作基礎(chǔ)上提煉出的檔案接收工作法，也是進(jìn)一步優(yōu)化服務(wù)的重要舉措。我們將不斷挖掘自身潛力，努力提升服務(wù)質(zhì)量，更好地為機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位和公眾提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
六步工作法
撰稿：謝菲
編輯：胡俊、王丹
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